Integritetspolicy för VOOV Stockholm

Integritetspolicy för VOOV Stockholm

Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. Med anledning av detta har VOOV Stockholm tagit fram en integritetspolicy. I denna kan du läsa om hur och varför vi sparar dina uppgifter. 

Personuppgiftsansvar
VOOV Stockholm är personuppgiftsansvarig för vår behandling av dina personuppgifter och vi ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Behandlingen av personuppgifterna utförs enligt denna integritetspolicy. Nedan kan du läsa om när, hur och i vilket syfte dina personuppgifter kommer att samlas in och behandlas av oss. Om du har några frågor om vår personuppgiftshantering är du välkommen att mejla till voovstockholm@gmail.com.

Så skyddar vi dina uppgifter
VOOV Stockholm skyddar dina personuppgifter genom att vidta de åtgärder som krävs i varje enskilt fall. Åtgärderna kan vara av olika typ, till exempel tekniska IT-lösningar eller organisatoriska åtgärder. Exempel på organisatoriska åtgärder kan vara för ändamålet framtagna rutiner, säkerhetspolicys och checklistor. Vi ser också till att det bara är de personer som behöver behandla dina personuppgifter i enlighet med denna policy, som har tillgång till dem. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög säkerhet och sekretess. Vi lämnar endast ut uppgifter om dig till andra verksamheter på ditt uppdrag och med ditt samtycke. 

Vårt ändamål med behandlingen
VOOV Stockholm samlar in dina personuppgifter för att kunna administrera ditt medlemskap och/eller din funktion som jourhem, engagerad/volontär eller om du på något annat sätt valt att aktivt hjälpa/stödja föreningen. Uppgifterna används inom ramen för vår insamlingsverksamhet, informationsverksamhet samt övrig verksamhet som syftar till att kommunicera och serva dig som medlem eller annan person som är registrerad hos oss. För att kunna fullgöra vårt uppdrag i samband med jourhemsplacering av djur inhämtar vi även personuppgifter om dig som djurägare i samband med att kontrakt skrivs.

Ändamålet med behandlingen är också att informera dig om föreningens arbete via nyhetsbrev och för att kommunicera med dig. Ett annat ändamål är att vi ska kunna sköta driften av medlems-, volontärs- och jourhemsregistren. Vissa personuppgifter kan även behöva lagras och behandlas av bokföringsskäl. Detta gäller framför allt då du betalar medlemsavgifter eller om du ger gåvor och bidrag till föreningen. 

Om du i kontakt med oss i din yrkesroll eller på annat sätt blir involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, som referens i fakturor eller liknande. I vår ekonomiska administration och uppföljning förekommer personuppgifter på fakturor, i verifikationer, avstämningsunderlag och andra underlag men även i kommunikation med berörda parter.

För medlemskap och aktivt engagemang (volontärskap) inhämtas personnummer för att vi ska kunna göra en kontroll hos länsstyrelsen. Personuppgifter som insamlas genom undertecknande av tystnadslöfte och kontrakt för engagerade syftar till att säkerställa att den engagerade verkar i enlighet med VOOV Stockholms regler, riktlinjer och policys samt inte för vidare känslig information till obehöriga. 

Dina personuppgifter samlas in på följande sätt: 

När du blir medlem/stödmedlem
VOOV SDina personuppgifter samlas in och behandlas av VOOV Stockholm när du ansöker om medlemskap eller stödmedlemskap. För dig som är medlem inhämtar vi namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. För dig som är stödmedlem samlar vi in för- och efternamn och e-postadress. Uppgifter som hämtas in i samband med tecknande av medlemskap/stödmedlemskap insamlas för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter gentemot dig som medlem/stödmedlem. Uppgifterna sparas under den tid som du är medlem samt ytterligare 12 månader. Ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter tiden efter att ditt medlemskap har upphört är att ge dig ytterligare möjligheter att betala din medlemsavgift eller utreda att det inte föreligger någon felaktighet bakom den uteblivna betalningen. Du kan också, när du vill på egen begäran, avsluta ditt medlemskap och få dina uppgifter raderade.

När du lämnar in en intresseanmälan för att bli jourhem
När du lämnar en intresseanmälan för att bli jourhem kommer de personuppgifter (namn, personnummer, adress, e-postadress samt telefonnummer) du lämnar tillsammans med ansökan i sin helhet att sparas. I samband med din intresseanmälan kommer du att tillfrågas om du samtycker till att VOOV Stockholm behandlar dina personuppgifter. Samtycke krävs för att vi ska kunna motta din intresseanmälan. Du har rätt att när som helst återta ditt samtycke till behandlingen.

När du blir aktivt engagerad/volontär i föreningen 
Dina personuppgifter samlas in när du blir aktivt engagerad/volontär i föreningen VOOV Stockholm, till exempel i styrelsen, placeringsverksamheten eller inom information och sponsring. Uppgifterna (namn, personnummer, adress, e-postadress samt telefonnummer) samlas in genom formulär för intresseanmälan samt undertecknande av tystnadslöfte och kontrakt för engagerade. Samtycke krävs för att vi ska kunna motta din intresseanmälan. Du har rätt att när som helst återta ditt samtycke till behandlingen. 

När du skickar e-post till VOOV Stockholm 
Som personuppgifter räknas också namn och e-postadress som lämnas i samband med att du mejlar till oss. Du har rätt att när som helst be att få uppgifterna raderade.

När du ger en gåva eller sponsrar VOOV Stockholm 
Personuppgifter (namn och adress) som du lämnar när du donerar en gåva genom inbetalning till VOOV Stockholms bankkonto kommer tillsammans med uppgift om gåvans belopp och tidpunkten för denna, att behandlas i syfte att uppfylla de lagkrav som finns enligt gällande bokföringsregler.  

Rätt att lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden
VOOV Stockholm använder sig av personuppgiftsbiträden för viss typ av behandling av dina personuppgifter. Ett personuppgiftsbiträde enligt GDPR är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Ett personuppgiftsbiträde kan till exempel vara ett företag eller ett offentligt organ eller annan extern part. Denna får bara behandla personuppgifterna enligt instruktion från den ansvarige och har ingen självständig rätt att bestämma ändamålet med behandlingen. 

VOOV Stockholm använder sig av personuppgiftsbiträde som till exempel betalningstjänster, vid lagring av uppgifter, när vi skickar ut medlemsmejl och liknande. När vi delar dina personuppgifter till ett personuppgiftsbiträde så ansvarar vi för dina personuppgifter på samma sätt som om behandlingen hade skett hos oss. 

VOOV Stockholm kommer inte att lämna ut dina personuppgifter till någon annan än våra personuppgiftsbiträden och endast i de syften och ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy. Undantag är de uppgifter vi lämnar till Länsstyrelsen i syfte att kontrollera att inget djurförbud eller djurskyddsföreläggande finns för jourhem, aktiva engagerade och ordinarie medlemmar.

Din rätt till information
Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter vi har om dig. Detta gör du genom att begära ett registerutdrag över den behandling vi har avseende dina personuppgifter. Du har också rätt att begära att vi ändrar dina personuppgifter om det finns någon felaktighet. Du har också rätt att få dina personuppgifter raderade. Vi kan dock inte radera uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att spara, så som vissa uppgifter vid donationer, eller uppgifter som vi behöver spara enligt Bokföringslagen (1999:1078). 

Vill du veta vilka uppgifter om dig vi har registrerade hos oss kan du mejla till oss på voovstockholm@gmail.com . Anser du att dina rättigheter inte respekteras av oss, kontakta oss på samma mejladress. Du kan också höra av dig till Datainspektionen: www.datainspektionen.se .

Eventuella kommande ändringar i integritetspolicyn
VOOV Stockholm har rätt att göra ändringar i denna integritetspolicy. Om vi gör någon uppdatering som har en avgörande betydelse av vår behandling av dina personuppgifter kommer vi att informera dig om detta via e-post innan den nya policyn träder i kraft. Aktuell version av integritetspolicyn finns alltid på VOOV Stockholms hemsida.

Senast uppdaterad januari 2021